Julkisen sektorin asianhallintaprosessin digitalisointi - Määttä, Hanna (2023)
Kuntien tehtäviä säätelevät erilaiset lait ja asetukset. Asianhallinnalla on tärkeä rooli kuntien toiminnoissa ja päätöksenteossa. Keuruun kaupungin asianhallintaprosessi on jo pitkälle digitalisoitu, mutta edelleen on työvaiheita, jotka tehdään manuaalisesti. Tässä tutkimuksessa pyrittiin selvittämään, millaisilla toimenpiteillä asianhallintaprosessia saataisiin sujuvoitettua. Asianhallintaprosessin digitalisointi vaatii tietohallinnon työpanosta, joten olennaista oli myös selvittää, miten asianhallintaprosessin digitalisointi on mahdollista toteuttaa tietohallinnon näkökulmasta. Tutkimuksessa pyrittiin selvittämään myös, millaisia parannuksia digitalisointi toisi asiakaspalveluun sekä sisäisiin että ulkoisiin prosesseihin. Tutkimuksen aineisto kerättiin haastatteluilla ja sähköisen kyselylomakkeen avulla. Kaupungin työntekijöitä haastateltiin kasvotusten ja ohjelmistoasiantuntijoita puhelinhaastatteluilla sekä sähköpostikyselyillä. Kyselylomake lähetettiin kaikille asianhallintaa käyttäville kaupungin työntekijöille. Kerättyä aineistoa tarkasteltiin niin määrällisesti kuin laadullisesti. Määrällistä tarkastelua tehtiin sähköisen kyselylomakkeen vaihtoehtoisista vastauksista, kun taas laadullisesti tarkasteltiin haastatteluja ja sähköisen kyselylomakkeen avoimia vastauksia. Tutkimustulokset osoittivat, että asianhallintaprosessia sujuvoittaisi aktiivinen ja monipuolinen Suomi.fi-viestit palvelun käyttö integroituna asianhallintaan. Lisäksi sähköisten lomakkeiden integrointi asianhallinnan yhteyteen, pöytäkirjojen sähköinen allekirjoitus ja sähköisen arkistoinnin käyttöönotto sujuvoittaisivat niin sisäisiä kuin ulkoisia prosesseja. Asiakaspalvelu myös paranisi. Tietohallinnolla on periaatteessa valmiudet koko asianhallintaprosessin digitalisointiin, mutta haasteita tuovat jo valmiiksi tiukka työtahti ja integraatioista aiheutuvat kustannukset.