Ohjelmistorobotiikan soveltaminen hankintatoimen tietojärjestelmän automatisoinnissa - Kontio, Sanna (2021)
Ohjelmistorobotiikka on yksi liiketoimintaprosessien automatisoinnin uusimmista teknologioista, jota on käytetty paljon erityisesti taloushallinnon ja vakuutus- ja finanssialan prosessien automatisoinnissa. Viimeisten viiden vuoden aikana ohjelmistorobotiikka on vakiinnuttanut asemansa osana yritysten IT-ekosysteemiä. Hankintatoimessa digitalisaatio on synnyttänyt uusia toimintatapoja, ja samalla käynnistänyt koko alaa koskevan palveluiden ja prosessien sähköistämisen. Tämä muutos on tuonut mukanaan kysynnän automatisoiduille hankintaprosesseille ja mahdollistanut yhteistyön eri teknologioiden ja toimijoiden kesken. Tämä toimeksiantona toteutettu pro gradu tutkimus tarkastelee ohjelmistorobotiikkaa hankintatoimen automatisoinnin näkökulmasta. Tutkimusongelmaksi määriteltiin, miten ohjelmistorobotiikka soveltuu hankintatoimen tietojärjestelmän automatisointiin ja millä tavalla tunnistetaan tietojärjestelmästä ohjelmistorobotiikalle soveltuvat automatisoitavat prosessit. Tutkimuksen teoreettisena pohjana on ohjelmistorobotiikkaa liiketoimintaprosessien automatisoinnissa tarkasteleva systemaattinen kirjallisuuskatsaus ja kuvaus hankintatoimesta alan tutkimuskirjallisuuteen perustuen. Empiirinen tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena. Se koostui toimeksiantajayrityksen asiantuntijoille suunnatuista kysely- ja teemahaastattelututkimuksista ja toimeksiantajan IT-kumppaniyrityksen asiantuntijoiden ryhmähaastattelusta. Tutkimuksen aineistot analysoitiin sisällönanalyysi menetelmällä. Tulokset ryhmiteltiin kolmeen pääkategoriaan. Ne liittyivät ohjelmistorobotiikan järjestelmiä integroiviin, prosesseja parantaviin ja tietojen käsittelyä sisältäviin toiminnallisiin alueisiin. Tämän tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että koko hankintaprosessi ei sovellu automatisoitavaksi ohjelmistorobotiikalla. Sen sijaan tuloksina löydettiin ohjelmistorobotiikan soveltuvuuskohteita hankinnan suunnittelun, toimittajavalinnan ja sopimusten hallinnan osa-alueista. Johtopäätöksinä ohjelmistorobotiikka soveltuisi ihmiskäyttäjää avustavaan rooliin ja mahdollisesti Lite-kilpailutusprosessin ja sopimuksesta-hankintaan -prosessin täydelliseen automatisointiin hankintatoimen tietojärjestelmässä. Soveltuvuuden tarkempi teknologinen arviointi ja liiketoiminnan kustannus-hyötyjen arviointi suositettiin jatkotutkimuksen aiheiksi.