Organisaation sisällönhallinnan toteutus Sharepointissa - Pesonen, Tanja (2020)
Organisaation sisällönhallinta auttaa yrityksiä selviytymään informaatiotulvasta nykyaikaisilla välineillä. Kaikesta käytettävissä olevasta tiedosta tulisi kuitenkin tunnistaa paitsi arvoa tuottava myös kokonaan arvoton sisältö. Tämän tutkimuksen kohteena olevalla organisaatiolla oli käytössä vanhanaikainen dokumentinhallintajärjestelmä, ja toimeksiantajayksikön sisällönhallinta oli tarkoitus siirtää nykyaikaisempaan Microsoft Office 365 SharePointiin. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten organisaation sisällönhallinta toteutetaan uudessa järjestelmässä työn tehokkuuden varmistamiseksi. Tutkimus toteutettiin suunnittelutieteellisenä tutkimuksena, koska sen tavoitteena on suunnitella ja tuottaa ratkaisu yrityksen käyttöön. Suunnittelutieteellinen tutkimusprosessi koostuu kuudesta vaiheesta, joita voidaan myös tarpeen mukaan iteroida. Tutkimuksessa luotu ratkaisu oli sisällön hallintamalli, jonka ohjaamana sisällöt siirrettiin vanhasta järjestelmästä SharePointiin suunnitelluilla sivustorakenteilla. Tutkielman teoreettisena perustana syvennyttiin organisaation sisällönhallintaan, jonka lisäksi teoriaa täydennettiin tiedonhallinnalla ja yhteistoiminnallisilla teknologioilla. Sisällön hallintamalliin kerättiin yksikössä käytettävät sisältötyypit, ja kullekin sisältötyypille määriteltiin vastuuhenkilöt ja käyttöoikeudet. Lisäksi mallissa kohdennettiin jokaiselle sisältötyypille sopiva järjestelmä sekä elinkaarenhallintaohje. Ratkaisun arviointi suoritettiin laadullisin menetelmin haastatteluilla. Arviointihaastattelut osoittivat, että SharePoint soveltuu tiimien sisällönhallintaan monipuolisesti, ja mahdollistaa tiedon tehokkaan haun työn apuna. Arvioinneissa kuitenkin korostui myös suunnittelun huolellisuus ja tarkkuus, jotta käytöstä saadaan alusta alkaen helppoa ja tehokasta.