Lean-ajattelun hyödyntäminen työ- ja elinkeinotoimistoissa - Hirvonen-Lankisch, Riitta (2025)
Kuten julkinen sektori yleisesti, myös työ- ja elinkeinotoimistot (TE-toimistot) ovat viime vuosina olleet suurten muutosten kourissa. Henkilöstöltä on edellytetty yhä laajempaa osaamista ja monipuolisempien työtehtävien hallintaa. TE-toimistojen toimintaa ohjaavat lait ja myös työttömyysturva-asioiden käsittelyn maksimiaika on säädetty laissa. Jotta henkilöstön kuormitus olisi hallittavissa ja jotta lain säätämissä aikatauluissa pysyttäisiin, on TE-toimistoissa täytynyt miettiä työprosessien toimivuutta. Aiempaa tutkimustietoa TE-toimistojen liinauskokemuksista ei ole. Tässä pro gradu -tutkielmassa selvitettiin, miten työ- ja elinkeinotoimistoissa on hyödynnetty lean-ajattelua ja mitä parannuksia lean-ajattelulla ja digitaalisuudella voidaan yksittäisen TE-toimiston työttömyysturvayksikössä saavuttaa. Tutkimus toteutettiin suunnittelutoimintatutkimuksena, koska tarkoituksena oli tuottaa artefakti organisaation käyttöön. Suunnittelutoimintatutkimuksessa artefaktiin päästään neljän vaiheen kautta. Näissä vaiheissa tiedonkeruumenetelminä käytettiin sähköpostikyselyitä eri TE-toimistoihin sekä tutkijan osallistuvaa havainnointia työttömyysturvayksikön toiminnasta. Lopputuloksena saatiin uuden työttömyysturva-asiakirjojen hallintajärjestelmän avulla kehitettyä työttömyysturvayksikölle yksinkertainen prosessi aiempien useiden prosessien tilalle. Tuotiin myös näkyväksi TE-toimistojen hukkatöitä ja hiljaista tietoa siitä, miten hukkia voitaisiin vähentää. Sähköpostikyselyillä Suomen kaikkiin TE-toimistoihin selvitettiin, että verrattain pienimuotoisia lean-kokeiluja on ollut kolmessa toimistossa ja näiden lisäksi kahdessa toimistossa leaniin on perehdytty hieman laajemmin. Kokeilut ovat kohdistuneet erilaisiin asiakaspalveluprosesseihin sekä sidosryhmäyhteistyöhön. TE-toimistojen kokemuksia verrattiin ulkomaisiin tutkimuksiin lean-kokemuksista erilaisissa julkishallinnon organisaatioissa. Vaikka TE-toimistojen kokeilut olivat olleet pienempiä eivätkä siten kaikilta osin verrattavissa aikaisempiin tutkimuksiin, nousi tutkimusten välillä esiin yhtäläisyyksiäkin. Tutkimuksissa painottui erityisesti johdon lean-periaatteiden omaksumisen ja niihin sitoutumisen tärkeys organisaation liinauksen onnistumisessa. Tällä tutkimuksella osoitettiin, että vaikka koko organisaation toimintaa ei liinattaisi, myös pienemmillä lean-ajattelun mukaisilla toimenpiteillä pystytään tehostamaan ja sujuvoittamaan prosesseja.